Baskı ve çıktı ihtiyaçları söz konusu olduğunda, her işletmenin güvenilir ve verimli bir yazıcıya ihtiyacı vardır. Bu bir ofis yazıcısı veya geniş formatlı bir plotter/yazıcı olabilir. Ancak bir yazıcı kiralamak mı yoksa satın almak mı gerektiği sorusu sıklıkla gündeme gelir. Bir yazıcı satın almak akla ilk gelen seçenek gibi görünse de bir yazıcı kiralamak aslında size zaman, para ve zahmetten tasarruf sağlayabilecek sayısız avantaj sağlayabilir. Bu blog yazısında, bir yazıcı satın almak yerine kiralamanın avantajlarını inceleyeceğiz.
Temel Bilgiler: Ofis Yazıcısını Kiralamak mı, Satın Almak mı?
Önce kiralama ve satın alma derken neyi kastettiğimizi açıklayalım:
- Satın Alma: Yazıcının ücretini tamamen ödeyerek veya finanse ederek satın alırsınız. Yazıcı anında şirketinizin malı olur.
- Kiralama: Yazıcı kiralama, genellikle yazıcıyı belirli bir süre boyunca kullanmak için aylık bir ücret ödemeyi içerir.
Ofis Yazıcısı Satın Almanın Artıları ve Eksileri
Genel olarak satın almanın avantajları şunlardır:
- Cihaz sahipliği: Bir yazıcı satın aldığınızda, bu yazıcı şirketinize ait bir cihaz haline gelir. Kullanımı üzerinde tam kontrole sahip olursunuz.
- Uzun vadeli tasarrufu: İlk yatırım daha yüksek olsa da özellikle yüksek baskı hacmine sahip işletmeler için uzun vadede bir yazıcıya sahip olmak daha uygun olabilir.
- Vergi avantajları: İşletmeler genellikle satın aldıkları ofis ekipmanlarının maliyetini, hizmete girdiği yıl içerisinde düşebilir.
Yazıcı satın almanın dezavantajları şunlar olabilir.
- Yüksek ilk maliyetler: İlk yatırım, özellikle üst düzey, çok işlevli yazıcılar için önemli olabilir. Sahiplik sağlamayan kiralık ekipmanların aksine, satın alma önemli bir ilk harcama gerektirir.
- Bakım sorumluluğu: Tüm bakım ve onarım maliyetlerinden siz sorumlu olursunuz. Bu nedenle maliyetler öngörülemez ve pahalı olabilir.
- Teknolojinin eskimesi: Teknoloji ilerledikçe satın aldığınız yazıcı güncelliğini yitirebilir ve en son özelliklere erişmek için yeni bir modele yatırım yapmanız gerekebilir.
- İmha zorlukları: Yükseltme zamanı geldiğinde, eski yazıcınızı uygun şekilde imha etmeniz gerekecektir. Bu da çevre düzenlemeleri nedeniyle karmaşık olabilir.
Ofis Yazıcısı Kiralamanın Artıları ve Eksileri
Yeni bir yazıcı ve fotokopi makinesi almayı düşünüyorsanız, kiralamaya daha yatkın olabilirsiniz. Önemli miktarda ekipmana ihtiyacınız olduğunda iş amaçlı yazıcı veya fotokopi makinesi kiralamak genellikle daha iyi olabilir. Deneyimlerimize göre birçok işletme kiralama seçeneğine yöneliyor. Cihaz kiralamak daha az maliyet gerektiriyor ve teknolojiyi her yıl veya daha kısa sürede güncellemek daha kolay ve uygun fiyatlı.
Avantajlar:
- Daha düşük ilk yatırım: Fotokopi makinesi ve yazıucı kiralama, büyük bir ön ödeme yapmadan yüksek kaliteli bir yazıcı edinmenizi sağlar ve nakit akışınızı diğer iş ihtiyaçlarınız için korur.
- Öngörülebilir aylık maliyetler : Sabit aylık kiralama ücreti ile baskı ihtiyaçlarınız için bütçe ayırmanız daha kolaydır.
- Profesyonel bakım ve destek: Çoğu kiralama sözleşmesi düzenli bakım ve onarımları içerir. Bu sayede beklenmedik maliyetlerden ve kesintilerden kurtulursunuz.
- Kolay yükseltmeler : Birçok kiralama şirketi, teknoloji ilerledikçe daha yeni modellere yükseltme seçeneği sunarak her zaman en son özelliklere erişebilmenizi sağlar.
- Esneklik: İş ihtiyaçlarınız değiştikçe baskı yeteneklerinizi kolayca artırma veya azaltma esnekliği sağlar.
Dezavantajlar:
- Cihaz sahipliği yok: Yazıcının sahibi siz değilsiniz. Dolayısıyla şirketinizin cihaz varlıklarına katkıda bulunmaz.
- Sözleşme yükümlülükleri: Kira sözleşmeleri genellikle uzun vadeli taahhütler içerir.
- Olası kullanım sınırlamaları: Bazı kiralama sözleşmeleri aylık baskı hacimleri veya kullanabileceğiniz sarf malzemesi türleri üzerinde kısıtlamalar içerir.
Kiralama ve Satın Alma Arasında Karar Verirken Dikkat Edilmesi Gerekenler
İşletmeniz için en iyi kararı verebilmek adına aşağıdaki faktörleri göz önünde bulundurun:
- Bütçe: Mevcut mali durumunuzu değerlendirin ve satın almanın peşin maliyetini karşılayıp karşılayamayacağınızı veya bir kira sözleşmesi ile aylık kira ödemesinin daha yönetilebilir olup olmadığını belirleyin.
- Baskı hacmi: Aylık baskı hacminizi tahmin edin. Yüksek hacimli kullanıcılar sahip olmaktan daha fazla fayda sağlayabilirken düşük hacimli kullanıcılar kiralamayı daha uygun maliyetli bulabilir.
- İşletme büyümesi: Şirketinizin büyüme potansiyelini göz önünde bulundurun. Baskı ihtiyaçlarınızda önemli değişiklikler öngörüyorsanız kiralama daha fazla esneklik sunabilir.
- Teknoloji gereksinimleri: İşletmeniz için en yeni baskı teknolojisine sahip olmak hayati önem taşıyorsa kiralama daha iyi bir seçenek olabilir.
- Profesyonel tavsiye : Ofis ekipmanı satın almanın getirdiği özel vergi avantajlarını ve etkilerini anlamak için bir vergi uzmanına danışın.
İşletmeniz İçin Doğru Seçimi Yapmak
Bir ofis yazıcısı kiralamak mı yoksa satın almak mı gerektiğine karar vermek, işletmenizin faaliyetlerini ve mali durumunu etkileyebilecek önemli bir karardır. Her seçeneğin avantajlarını ve dezavantajlarını dikkatlice değerlendirerek ve özel iş ihtiyaçlarınızı değerlendirerek, şirketinizin hedefleri ve bütçesiyle uyumlu, bilinçli bir seçim yapabilirsiniz. Unutmayın, herkese uygun tek bir çözüm yoktur. Bir işletme için en uygun çözüm, bir diğeri için ideal olmayabilir.
Bir yazıcı satın almayı seçmek size sahip olma avantajı sağlar. Satın alma işlemini gerçekleştirdikten sonra ekipman tamamen sizin olur. Bir yazıcının sahibi olmak, model, özellikler ve bakım programı üzerinde tam kontrol sağlar. Ancak satın almanın dezavantajı, özellikle küçük işletmeler için nakit akışını zorlayabilen önemli bir ön maliyettir.